Voici les changements que les employés peuvent apporter pour améliorer leur productivité et réduire leur stress en 2024
Bienvenue dans cette première semaine de 2024. Vous avez des dizaines, voire des centaines, de courriels à lire, qui vous seront remis après les fêtes. Votre patron et vos collègues vous bombardent de questions sur vos projets pour l'année. Pas de pression, hein ?
Le Nouvel An offre aux employés un point de repère pour évaluer ce qui a bien fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné, leurs objectifs et la manière de planifier leur progression, selon les experts. Cette démarche peut s'avérer aussi importante, voire plus importante, que la définition d'objectifs de santé personnels, étant donné que la plupart des employés passent la majeure partie de leur temps éveillé au travail.
« Il est important de prendre le temps d’évaluer l’année écoulée et de se projeter dans l’avenir », a déclaré Jono Luke, vice-président de la gestion des produits chez Webex by Cisco. « Il est si facile de retomber dans ses vieilles habitudes. ».
Les experts affirment que mettre en œuvre des changements importants ne doit pas forcément être trop difficile, insurmontable, ni même colossal. Même de petits changements peuvent avoir un impact considérable sur le travail d'une personne.
« Je crois fermement aux petits changements progressifs », a déclaré Joshua Zerkel, expert en productivité et responsable du marketing d'engagement mondial chez Asana. « Il ne faut jamais tout bouleverser. ».
Voici 13 façons pour les employés de se préparer au succès en ce début d'année.
Rétablissez vos frontières.
Luke a déclaré que la pandémie avait brouillé les frontières entre vie professionnelle et vie privée ces dernières années , et que le moment était donc peut-être bien choisi pour renforcer ces limites, ce qui pouvait aller de la création d'un espace de travail dédié à la réorganisation de son emploi du temps.
« Partagez vos objectifs et vos limites avec les autres », a-t-il dit. « Par exemple : "Si vous me voyez en ligne à 19 h, excluez-moi." Les autres vous demanderont des comptes. ».
Formulez vos objectifs.
Une façon d'aborder vos objectifs est de réfléchir à vos réalisations et de les appliquer à vos projets futurs, explique Akhila Satish, PDG de Meseekna, une entreprise technologique qui utilise des simulations pour évaluer les talents. Elle conseille de formuler des objectifs réalistes et assortis d'échéances courtes pour les rendre atteignables. « Il peut être utile de recueillir des avis », suggère Anita Williams Woolley, professeure et doyenne associée du département de recherche de la Tepper School of Business de l'Université Carnegie Mellon. Elle recommande également de consacrer un peu de temps chaque jour ou chaque semaine à l'analyse de vos activités et à leur cohérence avec vos objectifs.
« Soyez conscient et précis quant à ce que vous devez faire pour progresser », a-t-elle déclaré.
Évaluez vos priorités.
Ce qui est urgent n'est pas toujours important, explique Woolley. Il est donc essentiel de bien cerner vos priorités. Une fois cela fait, vous pourrez identifier précisément vos objectifs et les aborder progressivement jusqu'à créer de nouvelles habitudes. Cela peut se traduire par l'ajout de créneaux horaires dans votre agenda pour vous concentrer sur des tâches spécifiques. « Concentrez-vous sur l'essentiel », conseille-t-elle. « Ne laissez pas des tâches urgentes, même mineures, vous en détourner. ».
Annoncez vos intentions.
Annoncez vos engagements et vos intentions pour l'année, conseillent les experts. Partager vos idées peut être utile au reste de votre équipe, qui pourrait avoir besoin de suggestions ou devoir ajuster ses attentes. « Cela peut réduire les risques de dérapage », explique Woolley. « Et si vous prenez un engagement public, vous avez plus de chances de le tenir. ».
Évaluez votre performance.
« Consultez votre agenda et évaluez vos périodes de productivité maximale et minimale », conseille Satish. « Cela peut révéler des tendances et vous permettre d’organiser vos réunions futures et d’optimiser votre temps en conséquence. » Luke ajoute qu’il est également important de vérifier quels éléments de l’agenda sont pertinents. « Cela peut impliquer de passer en revue les réunions récurrentes afin de les raccourcir, de les annuler ou de les convertir en e-mails ou autres supports de communication », explique Zerkel. « Il s’avère que la plupart des gens pourraient réduire leurs activités de 25 % sans que cela n’ait d’impact sur leur productivité », affirme Harry Kremer, professeur de management et d’organisation à la Kellogg School of Management de l’Université Northwestern. « Nous perpétuons certaines habitudes simplement par habitude. ».
Trouvez votre équilibre.
Réfléchissez à la façon dont vous utilisez vos 168 heures hebdomadaires, a déclaré Kremer. Répartissez le pourcentage de temps que vous souhaitez consacrer à six domaines : carrière et formation continue, famille et amis, spiritualité et religion, santé, loisirs et responsabilité sociale. Comparez ensuite ce pourcentage au temps que vous y consacrez réellement et ajustez votre emploi du temps en conséquence, a-t-il ajouté. « Nous avons cette étrange notion de multitâche », a-t-il affirmé. « Mais ne confondons-nous pas activité et productivité ? »
Utilisez les outils numériques.
Gagner du temps peut être aussi simple que de copier-coller une réponse type par e-mail depuis le bloc-notes de votre ordinateur portable, explique Satish. Mais existe-t-il d'autres applications ou méthodes pour numériser les petites tâches et ainsi optimiser votre flux de travail ? Zerkel suggère même de simplifier votre panoplie d'outils numériques pour gagner en efficacité. Au lieu de travailler directement depuis votre boîte de réception, par exemple, un système de gestion de projet pourrait être plus adapté aux équipes travaillant sur des projets spécifiques, où elles souhaitent communiquer, partager des ressources ou fixer des échéances.
Planifiez des vacances.
Commencez dès maintenant à planifier vos vacances, même avec une estimation approximative, conseille Luke. Si vous rêvez d'un séjour à la plage cet été, choisissez quelques week-ends idéaux et notez-les dans votre agenda pour ne pas vous laisser submerger par les préparatifs. À mesure que la date approche, vous pourrez finaliser vos plans. « Si vous ne le notez pas, vous ne le ferez pas », affirme-t-il.
Reprenez contact avec les gens.
Le Nouvel An est le moment idéal pour renouer avec son réseau professionnel, affirme Satish. Prenez donc le temps de contacter vos anciens mentors et relations. « Il est difficile de garder le contact tout au long de l'année », explique-t-elle. « Mais un simple message de bonne année suffit pour reprendre contact. ».
Mettez à jour votre CV.
« Le début de l’année est le moment idéal pour mettre à jour son CV et ses profils ou sites web personnels » , a déclaré Satish. « On ne sait jamais quand cela pourra servir. »
Configurer les notifications.
Si vous utilisez les paramètres de notification par défaut de vos appareils et applications, vous êtes probablement distrait(e) toute la journée, explique Zerkel. Satish suggère d'activer les modes Concentration et Travail sur vos appareils iPhone et Android pour filtrer les notifications. Vous pouvez également définir des limites de temps pour chaque application dans la section Temps d'écran sur iOS, ajoute-t-elle. Cela peut aussi impliquer de fermer votre messagerie ou de désactiver les notifications Slack ou Teams pour vous concentrer, précise Woolley.
Organiser et archiver.
Il ne s'agit pas seulement d'organiser son espace de travail physique, selon les experts. L'espace numérique l'est tout autant. Cela implique de désencombrer son bureau, de déplacer les icônes d'applications et les documents fréquemment utilisés vers des emplacements plus accessibles, d'archiver ses projets et d'organiser sa messagerie , explique Woolley. « Débarrassez-vous du superflu pour vous concentrer sur l'essentiel », conseille Zerkel. « Vous vous sentirez mieux après. »
Prenez de l'avance.
Commencez votre journée ou votre semaine en consacrant les 15 premières minutes à consulter votre boîte de réception, votre calendrier et vos autres messages, et à établir une liste priorisée des tâches importantes, a déclaré Zerkel.
« Vous pouvez reprendre le contrôle en vous accordant un peu de temps libre au début de chaque journée », a-t-il déclaré.
